Directrices para las propuestas de reuniones de SALSA

Este es un documento de trabajo que puede ser actualizado en cualquier momento. Fue editado por última vez en octubre de 2023. Para obtener más información, póngase en contacto con la Presidenta de SALSA (2023-2027), Laura R. Graham (laura-graham@uiowa.edu) y la Secretaria-Tesorera de SALSA (2022-2025), Simone Athayde (athaydesimone@gmail.com).

Una propuesta de reunión debe presentarse en forma de una carta clara. La carta debe tener en cuenta las siguientes consideraciones y sugerencias.

Directrices generales

Las reuniones bienales de SALSA (desde 2019, antes sesquianuales) son organizadas por un Organizador de local y un(a) Coordinador(a) del Programa Académico; en el proceso, consultan estrechamente con la Presidenta y la Secretaria-Tesorera de SALSA y el webmaster. Aunque trabajan juntos, el (la) Organizador(a) de la Conferencia y el (la) Coordinador(a) del Programa Académico no tienen por qué encontrarse en el mismo país. La propuesta de reunión debe proceder del Organizador de la Conferencia propuesto; puede proponer un Coordinador del Programa Académico, pero no es necesario. La elección de este último puede venir después, en consulta con el Presidente y los anteriores Presidentes de Programas Académicos.

Las reuniones de SALSA rotan entre América del Norte, América del Sur y Europa, no necesariamente en un orden de alternancia fijo. SALSA está comprometida con formatos de conferencia que fomenten el intercambio no jerárquico de conocimientos, la colaboración y el compromiso entre académicos/investigadores y los pueblos indígenas y las comunidades locales (véase información sobre todas las Conferencias anteriores de SALSA).

Las reuniones más recientes de SALSA han tenido lugar de jueves a domingo, y han incluido un período de inscripción y recepción de bienvenida, de dos a tres días de presentaciones y talleres, una cena el viernes o el sábado por la noche y una conferencia magistral, una reunión de la Junta Directiva y una Reunión General de Miembros de dos horas después del programa académico. Generalmente, las reuniones se han inaugurado con una recepción y un período de inscripción antes de la parte académica. La recepción de bienvenida se ha celebrado en un área de recepción de un hotel (como en el vestíbulo), universidad, museo o espacio de reunión comunitario. Durante los descansos programados en la parte de presentación, los anfitriones han mantenido estaciones de café o refrescos; los anfitriones bien financiados han proporcionado más bocadillos y vino. Las reuniones siempre han tenido un receso para el almuerzo, con tiempo para que los participantes se aventuren a los restaurantes cercanos. Por lo general, ha habido espacios en el lugar para exhibir trabajos y publicaciones de miembros de SALSA, otras publicaciones relevantes, proyecciones de películas, exposiciones y pósteres.

Organizador(a) de la Conferencia

El Organizador de la Conferencia supervisa la organización de toda la logística y debe garantizar la disponibilidad y la adecuación funcional del lugar de reunión y el alojamiento cercano (véase Responsabilidades del Organizador de la Conferencia). Para empezar, la propuesta de reunión debe especificar dónde se llevará a cabo la conferencia. Los siguientes son algunos de los lugares, entornos y modelos de financiación:

• Santa Fe (2007), Estes Park (2005): Las reuniones se llevaron a cabo en un solo hotel, donde el costo de las salas de reuniones y el vestíbulo con bar con cargo fue cubierto por el alojamiento de los participantes.
• Miami (2004), Oxford (2008), Nashville (2013), Gotemburgo (2014), Lima (2017), Viena (2019), Leticia (2023): Cada reunión fue organizada por una universidad o institución, y los costos fueron cubiertos por el costo compartido entre el registro y la donación de la universidad.
• Tulane (2016), Annapolis (2002): El anfitrión fue una universidad y los participantes se alojaron en residencias universitarias.
• Belém (2011): El organizador de la conferencia y el museo anfitrión obtuvieron fondos externos para celebrar las reuniones en un lugar de conferencias pagado.
• Universidad de Virginia (2021): Durante la pandemia, la conferencia se llevó a cabo en línea durante un período de dos semanas. El organizador de la conferencia obtuvo una subvención de la Universidad y la universidad apoyó en gran medida los costos de la transición a la modalidad en línea.

La propuesta de reunión

La propuesta de reunión debe proporcionar la mayor cantidad de información posible con respecto a los siguientes asuntos generales y sus implicaciones presupuestarias. Véase Lista de Verificación para Propuestas de Reunión:

Es importante que la propuesta de reunión sea exhaustiva en el cálculo de los costos involucrados. El organizador de la conferencia puede consultar con el Secretario-Tesorero de SALSA sobre asuntos presupuestarios, antes de presentar una propuesta. Un presupuesto cuidadosamente elaborado presenta un argumento sólido para la viabilidad de una propuesta de reunión; cualquier financiación externa que el organizador de la conferencia obtenga a través de una institución local u otra entidad la hará aún más sólida.

El (la) Organizador(a) de la Conferencia debe tener en cuenta que la inscripción a la reunión es la única fuente continua de financiación de SALSA para la conferencia. Las cuotas de inscripción se fijarán una vez que la Junta Directiva haya seleccionado una propuesta de reunión que haya prosperado. El Presidente, en consulta con el Secretario-Tesorero, el Organizador de la Conferencia y Coordinador del Programa Académico, decidirá las distintas cuotas de inscripción para estudiantes y miembros profesionales. Si es posible, esto deberá incluirse en la convocatoria de ponencias de la conferencia. Las cuotas se fijarán en función de los gastos presupuestados. Si hay financiación externa, esto permitirá a SALSA fijar cuotas de inscripción más bajas. Una vez que una propuesta de reunión haya sido considerada satisfactoria, el organizador de la conferencia trabajará en estrecha colaboración con el Secretario-Tesorero de SALSA para garantizar que los costes de la conferencia se gestionan cuidadosamente.

Conferencia magistral y cena de la conferencia

El organizador de la conferencia también tendrá la mayor parte de la responsabilidad de organizar la Conferencia magistral y la cena grupal. Tradicionalmente, esto ha sido el sábado por la noche. El costo de la Conferencia magistral y la cena puede incluirse en el costo de la inscripción o contabilizarse por separado, pero se paga con los ingresos entrantes de la reunión (generalmente la inscripción). Asimismo, cualquier gasto incurrido por la participación de un conferencista magistral o destacado invitado (viaje, habitación de hotel, comidas) debe ser cubierto por los ingresos entrantes de la reunión (inscripciones y/o financiación externa). En el pasado, se ha reclutado a ponentes que proceden de lugares cercanos, así como de otros continentes. Las propuestas de reunión pueden incorporar planes para la cena de la Conferencia magistral, posible música y entretenimiento, y un posible obsequio de agradecimiento para el conferencista magistral. Una vez más, cuanto más detallado sea el presupuesto, mejor.

En la práctica reciente, la selección del Conferencista magistral se ha realizado mediante un proceso de consulta (véase Política para la Selección de un Conferencista magistral). El Organizador de la Conferencia (anfitrión) y el Coordinador del Programa Académico, en consulta con el Presidente y el Secretario-Tesorero, han propuesto conjuntamente una lista de nombres; la Junta Directiva ha realizado entonces la selección, mediante votación. Una rápida revisión de la historia de los oradores seleccionados (véase SALSA Reuniones Conferencistas magistrales) sugiere que, en su mayor parte, los oradores han sido personas de la región general donde se lleva a cabo el evento, y han tenido carreras largas y distinguidas. Se recomienda que los organizadores revisen la lista de los Conferencistas magistrales anteriores y consideren el equilibrio regional y de género como criterios para la selección también. La propuesta de reunión no necesita especificar quién será elegido.

Coordinador(a) del Programa Académico

El Coordinador del Programa Académico está a cargo de diseñar y enviar convocatorias oportunas para paneles, ponencias y otros eventos, revisar propuestas, organizar o supervisar la organización de eventos especiales (por ejemplo, debates, el evento Conversaciones en el Lobby y conferencias especiales), diseñar un programa, generar certificados de participación y, en estrecha consulta con el Organizador de la Conferencia, producir el Programa oficial de la Conferencia (véase Responsabilidades del Coordinador del Programa Académico). Aunque nuestras reuniones han crecido en participación a lo largo de los años, nuestra esperanza es que el Coordinador del Programa Académico se asegure de que conservemos algunas de las características de las reuniones pequeñas, a saber, un amplio tiempo de discusión para cada ponencia y oportunidades para que todos los miembros compartan espacios al mismo tiempo para la interacción. La propuesta de reunión puede, pero no necesita, ser específica sobre estos asuntos.

El Coordinador del Programa Académico debe coordinar con el Organizador de la Conferencia y el administrador web de SALSA para mantener toda la información relevante sobre la Conferencia actualizada y accesible en el sitio web de SALSA.

Presentación de propuestas

Las propuestas deben enviarse al Presidente (Laura R. Graham, laura-graham@uiowa.edu), con copia al Secretario-Tesorero (Simone Athayde, sathayde@fiu.edu). La selección final será determinada por la Junta Directiva. Los plazos para las presentaciones se enviarán a los miembros por correo electrónico y se publicarán en el sitio web de SALSA.

Directrices y listas de verificación

• Responsabilidades de los Organizadores de la Conferencia
• Lista de Verificación para Propuestas de Reunión – Descargar
• Responsabilidades de los Coordinadores del Programa Académico
• Política de selección del Conferencista magistral

Organizadorxs de conferencias y coordinadorxs de programa académico anteriores

Los siguientes miembros de SALSA han sido Organizadores de Conferencias o Coordinadores de Programa Académico en el pasado, y se les puede pedir consejo:

• Janet Chernela – chernela@gmail.com (Organizadora de la 2da y 4ta conferencias, 2004, 2007)
• Beth Conklin – a.conklin@Vanderbilt.edu (Organizadora de la 8va Conferencia, 2013)
• Oscar Espinosa – oespinosa@pucp.edu.p (Organizador de la 11va Conferencia, 2017)
• Carlos D. Londoño Sulkin -carlos.londono@uregina.ca (Coordinador del Programa Académico de la 8va y 9na Conferencias, 2013, 2014)
• Harry Walker – l.walker@lse.ac.uk (Coordinador del Programa Académico de la 11va Conferencia, 2017)
• Laura Zanotti – lzanotti13@gmail.com (Coordinador del Programa Académico de la 10ª y 11ª Conferencia, 2016, 2017)
• Claudia Augustat – augustat@weltmuseumwien.at (Organizadora de la 12ª Conferencia, 2019)
• George Mentore – gm3c@virginia.edu (Organizador de la 13ª Conferencia, 2021)
• Laura Mentore – lmentore@umw.edu (Coordinadora del Programa Académico de la 13ª Conferencia, 2021)
• Juan Alvaro Echeverri – jaecheverrir@unal.edu.co (Coordinador del Programa Académico de la 12ª Conferencia, 2019; Organizador de la 14ª Conferencia, 2023)
• Natalia Buitron – nb668@cam.ac.uk (Coordinadora del Programa Académico de la 14ª Conferencia, 2023)

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